Chaos und kein Ende!

In 5 Schritten und den richtigen Vorlagen zu einem top organisierten Handwerksbetrieb!

Folgendes Szenario: Daniel hat vor 15 Jahren den Beruf des Elektrikers gelernt, im Anschluss die Meisterprüfung abgelegt und sich schließlich selbstständig gemacht. Er liebt seinen Beruf und arbeitet fleißig und zuverlässig. Das spricht sich herum. Sein Kundenkreis wächst und der Terminkalender wird immer voller. Er hat inzwischen 8 Mitarbeiter eingestellt. Zeit für die Familie hat Daniel immer weniger. Für die Buchhaltung und andere Planungsaufgaben findet er nur am Abend und an den Wochenenden Zeit.

Der Betrieb wächst und damit auch das Chaos!

Ein normaler Montagmorgen: Auf Daniels Schreibtisch türmen sich Papierberge und das überfüllte E-Mail-Postfach mag er schon gar nicht mehr öffnen. Angebote und Rechnungen müssen dringend geschrieben werden, aber sein Telefon klingelt ununterbrochen, weil seine Mitarbeiter Infos zu den Baustellen und Kundenterminen brauchen. Die Werkstatt und das Materiallager sehen aus wie ein Friedhof für leere Kartons und verdreckte Werkzeuge. Daniel wird immer frustrierter und ihm wächst alles über den Kopf.

Kennst du das auch? Herrscht auch bei dir im Betrieb Ausnahmezustand? Dann sage noch heute dem Chaos den Kampf an. Das musst du auch. Denn laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts wird durch Suchen, Doppelarbeit oder unvollständige Informationen circa ein Drittel der Arbeitszeit­ am Tag verschwendet. In einem kleinen Betrieb wie Daniels kann das schon über Sein oder Nichtsein entscheiden.Fang an dich für Ordnung zu begeistern.

  1. Fang an dich für Ordnung zu begeistern!

Als erstes musst du Ordnung schaffen! Das heißt gründlich ausmisten und dich von Altlasten befreien. Danach bekommt alles einen festen Platz, egal ob im Büro, in der Werkstatt oder im Lager. Das spart Zeit und vermeidet Missverständnisse.

2. Arbeite mit festen Tages- und Wochenplänen!

Was liegt an? Was hat Priorität? Manchmal ist es sinnvoll einen festen Büro- und Planungstag festzulegen? Räume dir täglich eine feste Zeit ein, um deine E-Mails und Anfragen abzuarbeiten.Gib die Zeitpläne auch an deine Mitarbeiter weiter. Zum Beispiel in einer tägliche Morgenrunde, bei der kurz besprochen wird, was für den Tag anliegt. Das kann man auch montags für die Woche einführen und am Freitag noch besprechen, wie sie gelaufen ist. Oder es wird eine Tafel oder Pinnwand aufgehängt, auf dem alle Aufträge der Woche stehen. Schon fühlen sich die Mitarbeiter besser informiert.

3. Arbeite mit Checklisten und festen Standards!

Es kann dir vieles einfacher machen, wenn du bei wiederkehrenden Tätigkeiten oder Abläufen mit Vorlagen arbeitest. So weiß jeder Mitarbeiter, was wann zu tun ist und was er bedenken muss. So kannst du Missverständnisse und Fehlerquellen vermeiden. Novus GO hat für alle anfallenden Prozesse im Handwerksbetrieb Vordrucke und Listen entwickelt, die du dir kostenlos herunterladen kannst. Hier lassen sich alle wichtigen Informationen erfassen und dokumentieren.

Zu folgenden Themen gibt es kostenlose Vorlagen (nach geltenden gesetzlichen Vorgaben):

  • Arbeitsauftrag
  • Aufmaß
  • Bauabnahmeprotokoll
  • Baustellenauswertung
  • Bau-Tagesbericht
  • Nachweis Lohnarbeit
  • Rapportbericht
  • Stundennachweise

4. Beziehe deine Mitarbeiter mit ein!

Es reicht nicht, wenn du allein Ordnung, Struktur und Standards einführst und pflegst. Deine Mitarbeiter müssen von Anfang an miteinbezogen werden und mit dir an einem Strang ziehen. Hier musst du Geduld haben. Es dauert bis sich neue Arbeitsabläufe eingespielt haben. Veränderungen sind auch nicht bei jedem willkommen. Deshalb ist es wichtig regelmäßig zu kommunizieren. Du wirst sehen, dass deine Mitarbeiter mit der Zeit zufriedener werden und viel motivierter arbeiten.

Merke dir, Ordnung und Vorhersehbarkeit ist ein ganz wichtiger Faktor bei der Mitarbeiterzufriedenheit! Was passiert heute oder diese Woche? Auf welche Baustelle muss ich? Welche Arbeiten stehen an?

5. Bleib am Ball!

Wenn du in deinem Betrieb nun eine Grundstruktur eingeführt hast, kommt das Allerschwierigste. Du musst Durchhalten! Nur so kannst du immer besser werden und deine Ziele erreichen.

Fazit: Du siehst mit diesen Tipps und den richtigen Vorlagen wird eine gute Struktur zum Kinderspiel. Das schaffst du auch! Starte noch heute und beginne mit der Neugestaltung deiner Abläufe und Arbeitsweisen. Lade dir alle kostenlosen Vorlagen von Novus GO runter und mache dir den Start in mehr Ordnung und Struktur noch einfacher.

Du möchtest dein Chaos lieber digital in Angriff nehmen? Novus GO hat eine Software entwickelt, die dir hilft in deinem Handwerksbetrieb alle wichtigen Baustelleninformationen in Echtzeit mit deinen Mitarbeitern auszutauschen sowie Bauzeiten oder verbrauchtes Material zu erfassen und zu dokumentieren – so behältst du jederzeit den Überblick. Novus GO bietet dir einen zentralen Ort, um Baustellen schneller zu planen und in Echtzeit auszuwerten, Bauzeiten und Material zu erfassen und zu kontrollieren. Dank intelligenter Funktionen wirst du deinen Planungsaufwand deutlich senken und kannst dich mehr auf deine Kernaufgaben konzentrieren.

Neugierig? Dann starte jetzt mit einem kostenlosen Testzugang!

Picture © Robert Kneschke/stock.adobe.com

Christoph Baum
Christoph Baum

"Ich habe mir das Ziel gesetzt im Handwerk etwas zu bewegen"
Christoph Baum, Malermeister, Handwerkercoach und Experte für Digitalisierung im Handwerk

Habe ich dein Interesse geweckt?

Dann teste JETZT Novus GO 14 Tage kostenlos! Ich unterstütze dich bei der Digitalisierung deines Handwerkunternehmens. Gemeinsam schaffen wir es, dein Unternehmen fit für die digitale Zukunft zu machen!