Erfolg zum Abhaken

Manchmal braucht es einen Augenöffner. Und manchmal kann das eine Situation sein, die einem richtig peinlich ist. Deswegen will man sie sogar vergessen und nie wieder erwähnen. Ich mache es trotzdem. Sonst würdest du verpassen, wie ich begreifen musste, dass eine Baustelle niemals ohne saubere Planung und Checklisten angegangen werden sollte.

Ohne Plan auf die Baustelle

Ich weiß noch, dass wir einen Auftrag von einem älteren Ehepaar bekommen haben. Sie hatten im Wohnzimmer eine schöne, vertäfelte Eichendecke, die eigentlich bleiben sollte.  In der Küche dagegen war eine furnierte Decke, die wir mit Trockenbau verkleiden sollten. Meine Mitarbeiter haben dann aber tatsächlich an diese verzierte Eichendecke die Trockenbauplatten angeschraubt.

Alles nur, weil meine Mitarbeiter nicht das nötige visuelle Material dabeihatten. Es wären nur 2 bis 3 Minuten mehr Arbeitsaufwand gewesen, die Fotos von der richtigen Decke zu machen…

Wie auch immer. Wir standen ziemlich doof da vor dem Kunden, und rausreden konnten wir uns sowieso nicht. Das sind natürlich Zeit- und Kostenfresser, die auch dem Ruf meines Handwerksunternehmens schaden.

Checklisten als Konsequenz

Damit mir sowas nicht nochmal passiert, habe ich mit meinen Mitarbeitern eingeschlossen. Das war sozusagen die Geburtsstunde der Checklisten. Immer wieder und das über ein dreiviertel Jahr haben wir uns zusammengesetzt – bis sie nur noch mit den Mappen auf den Baustellen unterwegs waren.

Die Mappen selbst besitzen eine Reiterstruktur. Dadurch wissen meine Mitarbeiter schon anhand der Farben, wo was ist.  Sie Schlagen den Ordner kurz auf: Wenn sie beispielsweise etwas ins Auto laden, haben sie die Werkzeugmaterialcheckliste und Einkaufszettel fürs Lager zur Hand.

Früher haben sie sich mit dem Beladen des Autos für eine neue Baustelle eine halbe bis dreiviertel Stunde aufgehalten. Mit den Mappen schaffen sie das in 10 Minuten. Das macht eine halbe Stunde weniger Ladezeit pro Baustelle.

An dem Punkt erkannte ich auch, dass mein Platz bei 8 Mitarbeitern nicht mehr die Baustelle, sondern das Büro ist. Das sah anfangs komisch aus, weil ich 6 Wochen in meiner Arbeitshose dasaß. Morgens ins Büro, abends erst wieder raus aus dem Büro, eben immer irgendwie auf Abruf.

 

Vorbild für andere Handwerksunternehmen

 

Wenn Meine Jungs von Kunden oder anderen Arbeitern auf die Mappen angesprochen wurden, haben sie diese gern vorgeführt. Sie haben die Seite mit den Fotos aufgeschlagen und betont, dass sie dadurch schon vor Baustellenbeginn wissen, wo sie hinmüssen und was sie dort erwartet.

Außerdem habe ich dann die nächste Änderung in meinem Handwerksunternehmen eingeführt: Jeden Morgen steht ein 10-minütiges Tagesmeeting auf dem Plan.

Da wird besprochen, was meine Mitarbeiter am jeweiligen Tag auf den Baustellen umsetzen wollen. Und daran nimmt auch wirklich jeder Mitarbeiter teil, der da ist. Und das Ganze findet auch während der Arbeitszeit statt.

Von 7 bis 10 nach 7 stellen die Jungs sich zusammen und besprechen den Tag. Dann werden Aufgaben aufgeteilt, da wird vielleicht geguckt, wer muss noch was vom Personalraum holen oder was vom Lieferanten bestellt werden

Was hat es den Mitarbeitern gebracht?

Sie haben sehr schnell gemerkt, wie eigenorganisiert sie plötzlich durch die Gegend laufen. Denn der Stress, den sie sich selber produziert haben, der von mir natürlich vorgegeben war, war jetzt nicht mehr da. Das heißt, genauso entspannt, wie ich war, war der Mitarbeiter plötzlich auch.

Sie wussten, wo alles steht, sie wussten über jeden Baustellenablauf über jeden Prozess Bescheid. Sie wussten, wenn sie zum Kunden fahren, welcher Kunde es ist, wie es beim Kunden aussieht, welche Aufgaben kommen auf mich zu und was der Kunde für ein Typ ist. Ist das ein Architekt, ist das ein Privatkunde, ist das ein Unternehmenskunde.

Das heißt, sie waren im Kopf schon auf der Baustelle bevor sie überhaupt auf die Baustelle gefahren sind. Und das ist natürlich für die Eigenorganisation – es geht ja kein Mensch gerne unorganisiert durchs Leben, weil er ständig an irgendwelche Herausforderungen tritt, wo er sagt: Das hätte ich jetzt auch vorher erkennen und lösen können, aber so ist es im Handwerk.

Die Probleme tauchen auf, wenn die Situation da ist, und dann müssen die Probleme gelöst werden, da wir aber auf Baustellen sind, und mehrere Faktoren eine Rolle spielen, sind das auch auf einmal ganz, ganz viele Probleme.

Die Mappen waren allerdings nicht das Ende der Fahnenstange…

Da sowieso jeder meiner Mitarbeiter ein Handy dabeihatte, wollte ich da auch mein Novus System sozusagen „reinstopfen“. Also war für mich klar, dass ich die „alten“ Ordner digital machen werde. Und das galt für alle Inhalte. Ob Checklisten, Notizen oder Fotos von den Baustellen.

Meine Mitarbeiter sollten keine unnötigen Wege zum Kollegen oder zu mir haben, nur weil etwas nicht verstanden wurde. Die schlechte Kommunikation hatte ich damit endlich im Griff.

Sie brauchten dann nur noch ihre Handys aus der Tasche ziehen und hatten sofort ihre Checklisten parat. Vorher mussten sie dafür erst die Mappe aufschlagen.

Das heißt, ab da waren die Abläufe für meine Mitarbeiter und mich viel nachvollziehbarer. Weil wir seitdem alle die gleiche Ansicht der Projekte auf unseren Handys oder meinetwegen Tablets haben.

Das war dann auch die nächste Stufe in Sachen Kosten- und Zeitersparnis.